ARTICLE 1  Nom de l’association et désignation

1.1:  Le nom de l’association est: L’ASSOCIATION DES FAMILLES CLICHE INC.

1.2:  À moins d’indication contraire, les mots suivants dési­gnent:
a) Association: L’Association des familles  Cliche inc., ou son sigle AFC inc.
b) Membre: Toute personne membre de l’AFC inc.
c) Conseil: Le Conseil d’administration de l’AFC inc.
d) Exécutif: L’Exécutif de l’AFC inc.
      Président(e), vice-président(e), vice-président(es)-jeunes,   
 secrétaire, trésorier(ière),  archiviste-généalogiste.

ARTICLE 2  Siège social

Le siège social de la corporation est situé au lieu prévu dans l’acte constitutif de la corporation et/ou à l’adresse déterminée par le Conseil d’administration.

ARTICLE 3  Buts de l’association
                       
3.1:  Grouper et unir en une association permanente le plus grand nombre de personnes, de membres ou d’alliés de la Famille Cliche ou qui s’intéressent à cette famille, au moyen de:
a) conférences, réunions, assemblées, rassemblements, expositions ou toutes autres manifestations susceptibles de renforcer les liens entre les membres et attirer des membres potentiels;
b) bulletins, imprimés, éditions ou toutes autres publications afin de renseigner les membres sur les affaires de l’association.

3.2:  Honorer la mémoire des ancêtres et de leurs descendants par l’érection de monuments, de plaques-souvenirs ou de symboles pour marquer les événements historiques de la grande famille.

3.3:  Établir une bibliothèque de publications se rapportant à l’histoire de la famille Cliche, recueillir tous les documents susceptibles de créer des archives qui constitueront le pa­trimoine de l’Association où pourront puiser historiens et généalogistes.

ARTICLE 4  Statut de l’association
                       
4.1:  L’Association des familles Cliche est une association privée et sans but lucratif, incorporée sous l’autorité de la partie III de la Loi sur les compagnies, le 4 décembre 1986.

4.2:  Le blason décrit en annexe représente les armoiries officielles de la famille Cliche. Il est le signe distinctif de l’Association.

ARTICLE 5  Membres
  
Toute personne, membre ou alliée de la famille Cliche ou qui s’intéresse à cette famille, peut devenir membre de  l’Association. Il y aura six (6) catégories de membres: les membres réguliers, les membres bienfaiteurs, les membres jeunes, les membres à vie, les membres immortels et les membres honoraires.


ARTICLE 6  Conseil d’administration et exécutif

Le Conseil d’administration sera composé des membres élus par l’Assemblée générale. Il comprendra un(e) président(e), un(e) vice-président(e), un(e) ou deux vice-présidents(es)-jeunes, un(e) secrétaire, un(e) trésorier(ière), un(e) archiviste-généalogiste, qui constitueront l’Exécutif. Les autres membres seront des directeurs(trices) représentant le plus possible les régions à forte concentration de patronymes.





ARTICLE 1  Définition et interprétation

1.1:  À moins d’une disposition expresse au contraire ou à moins que le contexte ne le veuille autrement, dans ces règlements:
Administrateurs: désigne le Conseil d’administration;
Exécutif: désigne président(e), vice-président(e), vice-président(es)-jeunes, secrétaire, trésorier(ière) et archiviste-généalogiste;
Dirigeant: désigne tout administrateur, employé(e), mandataire ou tout représentant ayant le pouvoir d’agir au nom de la corporation;
Membre: désigne le membre régulier, membre bienfaiteur, membre jeune, membre à vie, membre immortel et membre honoraire;
Majorité simple: désigne 50% plus une des voix exprimées à une assemblée;
Règlements: désigne les présents règlements ainsi que tous les autres règlements de la corporation alors en vigueur;
Assemblée: désigne l’assemblée générale annuelle des membres.

1.2: Définition de la loi: Sous réserve de ce qui précède, les dé­finitions prévues à la Loi s’appliquent aux termes utilisés dans les règlements.

1.3:  Titres: Les titres utilisés dans les règlements ne le sont qu’à titre de référence et ils ne doivent pas être considérés dans l’interprétation des termes ou des dispositions des règlements.

ARTICLE 2  Amendements à la constitution et aux règlements

2.1:  Toute proposition pour amender la constitution ou les règlements devra porter la signature de trois (3) membres et parvenir par écrit au ou à la secrétaire au moins six (6) semaines avant la date de l’assemblée annuelle où ladite proposition doit être soumise. Le ou la secrétaire fera parvenir à tous les membres le texte des propositions soumises au moins trois (3) semaines avant la tenue de ladite assemblée.

2.2:  Les changements à la constitution exigeront, pour leur adoption, le vote des deux tiers (2/3) des membres présents à l’assemblée annuelle.

2.3:  Les changements aux règlements exigeront, pour  leur adoption, le vote majoritaire des membres présents à l’assemblée annuelle.
 
ARTICLE 3  Membres

3.1:  Les demandes pour devenir membre seront soumises à l’Exécutif qui les acceptera ou les refusera suivant les meilleurs intérêts de l’Association.

3.2:  Sera appelée  membre régulier  la personne qui versera sa cotisation.

3.3:  Sera appelée membre bienfaiteur la personne qui versera, en plus de sa cotisation annuelle, un montant égal ou supérieur à celle-ci.

3.4:  Sera appelée membre à vie la personne qui versera une cotisation de 250 $. Cette cotisation pourra être faite en deux versements de 125 $ sur une période de deux ans. Cette personne restera membre sans avoir à payer de cotisation annuelle.

3.5:  Sera appelée membre immortel la personne qui versera à l’Association un don de 500 $ et plus. Le membre immortel sera exempté du paiement de la cotisation. Ce don de 500 $ et plus pourra être fait par une personne sur une période de cinq (5) ans ou moins, si elle s’engage auprès de l’Association à verser, durant cette période, 100 $ et plus par année. Par ailleurs, une personne déjà membre à vie pourra devenir membre immortel en versant un don de 250 $ et plus à l’Association.
Une personne, une famille ou une succession pourra demander qu’une personne décédée de­vienne membre immortel à titre posthume, en versant le don exigé. Le Conseil d’admi­nistration fi­xera les modalités visant à honorer les membres immortels et à utiliser leur don et les intérêts pour la recher­che et la publication de documents sur la généalogie et l’histoire de la famille ou pour d’autres projets à caractère généalogique et historique.

3.6: Sera appelée  membre jeune  la personne, âgée de 25 ans ou moins, qui versera une cotisation représentant la moitié du montant fixé pour la cotisation d’un membre régulier (un ou deux ans).

3.7:  Pour reconnaître les mérites exceptionnels de certains de ses membres, l’Association pourra décerner le titre de membre honoraire, avec certificat approprié, à tout candidat dont la candidature sera approuvée par au moins cinq (5) membres en règle. Les candidatures devront être acceptées par le Conseil d’administration et approuvées par l’Assemblée générale.

3.8:  Les membres qui n’auront pas payé leur cotisation dans un délai de quatre-vingt-dix  (90) jours de l’expiration de leur carte de membre seront exclus, mais redeviendront membres après avoir payé la cotisation de l’année courante.

3.9:  Un membre qui a démissionné pourra être réintégré après le paiement de sa cotisation.

ARTICLE 4  Choix et élection du conseil d’administration                               

4.1:  Tout membre en règle de l’association est éligible à un poste au conseil d’administration.

4.2: Mise en candidature

4.2.1: Tout candidat(e) à un poste d’officier ou de directeur(trice) doit être proposé(e) par deux (2) membres en règle.

4.2.2: La mise en candidature doit être formulée par écrit et transmise au (à la) secrétaire au moins quinze (15) jours avant la tenue de l’assemblée générale annuelle.
4.2.3: En cas d’absence ou d’insuffisance de candidatures pour combler les postes d’officiers ou de directeurs(trices), des candidatures peuvent être proposées et appuyées lors de l’assemblée générale annuelle.

4.3:  Quand il y aura plus d’un candidat à un poste, l’Assemblée générale choisira par un scrutin secret, à moins d’une disposition contraire de l’Assemblée.

4.4:  Les officiers: président(e), vice-président(e), vice-président(es)-jeunes, secrétaire, trésorier(ière), archiviste-généa­logiste, de même que les directeurs(trices) seront élus(es) par l’Assemblée générale.

4.5:  Deux vérificateurs(trices) seront choisis(es) lors de l’assemblée annuelle.

ARTICLE 5  Mandats et fonctions des membres du conseil d’administration

5.1:  Tout membre du Conseil d’administration entre en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il est nommé ou élu. Il demeure en fonction pour une période de deux (2) ans ou jusqu’à ce que son successeur soit nommé ou élu, à moins que dans l’intervalle il doive se retirer en conformité des dispositions des présents règlements. Ce mandat peut être renouvelable.

5.2:  Toute vacance survenue au Conseil d’administration, pour quelque cause que ce soit, sera comblée par l’Exécutif pour la durée non écoulée du mandat du membre qui a cessé d’occuper sa fonction.

5.3:  Le ou la président(e) surveille, administre, dirige les acti­vités de l’association. Il ou elle préside toutes les assemblées du Conseil d’administration et des membres. Il ou elle voit à l’exécution des décisions du Conseil d’administration, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs inhérents à sa charge, de même qu’il ou elle exerce tous les pouvoirs qui peuvent, de temps à autre, lui être attribués par le Conseil d’administration. Il ou elle fait rapport à l’assemblée annuelle des activités de l’association durant l’année écoulée.

5.4:  En cas d'absence ou d'incapacité du ou de la président(e), le ou la vice-président(e)  exerce les pouvoirs et les fonctions du ou de la président(e).

ARTICLE 6  Réunions, assemblées et réunions spéciales

6.1:  Le Conseil d’administration se réunit aussi souvent que nécessaire et au moins deux (2) fois par année, suivant un calendrier qu’il fixe lui-même. Il est convoqué par le ou la secrétaire, soit sur requête du ou de la président(e), soit sur demande de trois (3) membres du conseil d’administration. L’avis de convocation doit indiquer le lieu, la date et l’heure de l’assemblée et parvenir au moins dix (10) jours juridiques francs avant la date fixée pour cette assemblée.

6.2:  L’Exécutif se réunit aussi souvent qu’il est nécessaire sur convocation du ou de la président(e).

6.3:  Les congrès et l’assemblée générale annuelle auront lieu aux dates et lieux fixés par le conseil d’administration en tenant compte des avis exprimés par les membres durant l’assemblée générale annuelle précédente.

6.4: Des réunions extraordinaires pourront être convoquées à la discrétion de l’exécutif sur préavis de deux (2) jours juridiques francs avant la date fixée pour cette réunion.

6.5:  Les avis de convocation pour les réunions régulières de l’assemblée générale annuelle seront envoyés à tous les membres au moins un (1) mois avant leur tenue. Cet avis de convocation doit indiquer le lieu, la date et l’heure de l’assemblée.

6.6:  Tout administrateur peut, par écrit, télégramme, câblogramme ou télex adressé au siège social de la corporation, renoncer à tout avis de convocation d’une réunion du conseil d’administration ou à tout changement dans l’avis ou même à la tenue de la réunion. Une telle renonciation peut être va­lablement donnée soit avant, soit pendant, soit après la réunion en cause. Sa présence à la réunion équi­vaut à une telle renonciation, sauf s’il y assiste spécialement pour s’opposer à la tenue de la réunion en invoquant, entre autres, l’irrégularité de sa convocation.

6.7:  Participation par téléphone: Un administrateur, avec le consentement de tous les autres administrateurs de la corporation, que ce consentement soit donné avant, pendant ou après la réunion, peut participer à une réunion du conseil d’administration à l’aide de moyens techniques, dont le téléphone, lui permettant de communiquer avec les autres administrateurs participant à la réunion. Cet administrateur est, en pareil cas, réputé assister à la réunion.

6.8:    Résolution tenant lieu d’assemblée: Les résolutions écrites, signées par tous les administrateurs habilités à voter sur ces dernières lors des réunions du conseil ou de l’exécutif, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de ces réunions. Un exemplaire de ces résolutions doit être conservé avec les procès-verbaux des délibérations du conseil et de l’exécutif.

ARTICLE 7  Quorum et votation

7.1: Le quorum de toute réunion de l’exécutif et du conseil d’administration est la moitié des membres en exercice plus un.

7.2: Les membres en règle, se prévalant de leur droit de vote, présents en personne, constitueront un quorum pour toute assemblée générale annuelle ou spéciale des membres

7.3:  Seuls les membres en règle seront habilités à voter.

7.4:  Le mode de votation aux réunions et aux assemblées sera laissé au choix des membres présents, à l’exception de l’élection des candidats aux postes du conseil d’administration (voir article 4). En cas d’égalité des voix, le vote du ou de la président(e) sera prépondérant.

ARTICLE 8  Finances

8.1:  L’année financière commencera le 1er avril pour se terminer le 31 mars de l’année suivante.

8.2:  Le montant de la cotisation, pour un (1) an ou pour deux (2) ans, est fixé par l’assemblée générale sur recommandation du conseil d’administration.

8.3:  Tout nouveau ou toute nouvelle trésorier(ière) sera autorisé(e) à ouvrir un compte de banque au nom de l’associa­tion. Il ou elle signera les chèques avec le ou la président(e), ou le ou la vice-président(e), ou le ou la secrétaire qui seront également autorisés(es) par une résolution de l’exécutif. Il ou elle acquittera tous les comptes et procédera, sur recommandation de l’exécutif, aux transactions nécessaires à la bonne marche de l’association.

8.4:  La vérification des livres aura lieu chaque année et un compte-rendu sera distribué à tous les membres de l’assemblée générale.

8.5: Lors de l’assemblée générale annuelle, le ou la trésorier(ière) présentera les états financiers de l’association.

8.6:  Le ou la trésorier(ière) sortant de charge aura trente (30) jours pour fermer ses livres, les faire vérifier et transférer tous les comptes au nouveau ou à la nouvelle trésorier(ière).

8.7: Toute dépense ou engagement financier de l’Association excédant la somme de 800 $ devra être préalablement autorisé par résolution du Conseil d’administration.

ARTICLE 9  Comités

9.1: Le conseil d’administration aura les pouvoirs de former tous les comités nécessaires au bon fonctionnement de l’association, dont un Comité des jeunes Cliche, qui aura entre autres buts de susciter la participation des jeunes à des projets familiaux et d’assurer la relève au sein de l’association. Les responsables des comités seront invités aux réunions de l’Exécutif et du Conseil d’administration.

9.2:  Des comités locaux ad hoc seront formés pour la tenue des assemblées annuelles et des congrès, afin de faciliter leur organisation dans les régions choisies par le Conseil d’admi­nistration.

ARTICLE 10  Rémunération

10.1:  Les officiers, les administrateurs ou dirigeants de la corporation ne reçoivent aucune rémunération en raison de leur mandat. Ils peuvent toutefois, suivant une résolution adoptée par le conseil d’administration, être remboursés de tous frais et dépenses encourus dans l’exercice de leur fonction.

ARTICLE 11  Contrats

11.1:  Les actes, contrats, titres, obligations et autres documents requérant la signature de la corporation peuvent être signés par le ou la président(e), les vice-présidents(tes), le ou la secrétaire ou le ou la trésorier(ière), sur autorisation du conseil d’administration. Le conseil d’administration peut, par ailleurs, autoriser par résolution toute personne à signer tout document au nom de la corporation.

ARTICLE 12  Conflits d’intérêts ou de devoirs

12.1:  Tout administrateur ou dirigeant qui se livre à des opérations de contrepartie avec la corporation, qui contracte à la fois à titre personnel avec la corporation et à titre de représentant de cette dernière ou qui est directement ou indirectement intéressé dans un contrat avec la corporation, doit divulguer son intérêt au conseil d’administration et, s’il est présent au moment où celui-ci prend une décision, s’abstenir de voter sur ce contrat.

(  Ce texte incorpore l'amendement à l'article 5.1 des Règlements, adopté par l'Assemblée générale, le 15 septembre 2018. )

Les
armoiries